NLEN
Plan een gesprek

Diensten / Document-AI

Document-AI die je papierwerk inleest in je systemen.

Facturen, CMR's en douanedocumenten worden ingelezen in je ERP of TMS, met een mens die de twijfelgevallen controleert.

Stuur ons 3 voorbeelddocumentenPlan een gesprek

01 / Problemen

Problemen die we oplossen

Documentwerk is waar veel organisaties de meeste tijd aan routine verliezen. Deze pagina gaat over het lezen en controleren van documenten; andere vormen van automatisering staan op de pagina over AI-engineering.

  • Overtypen uit pdf's en e-mailsMensen voeren gegevens uit documenten handmatig in het ERP of TMS in, en het volume groeit met elke nieuwe klant.
  • Lay-outs die nooit gelijk blijvenElke leverancier en vervoerder heeft een eigen formaat, dus sjabloongebaseerde tools vragen voortdurend onderhoud.
  • Fouten die te laat opvallenEen verkeerd getal of een ontbrekend document komt aan het licht na het boeken, wanneer herstel meer kost.
  • Documenten die de organisatie niet mogen verlatenContracten, privacyregels of je eigen beleid sluiten een publieke AI-dienst voor deze papieren uit.

02 / Documenten

Documenten die we lezen

We beginnen met een documenttype en voegen er meer toe zodra het eerste werkt. Staat je papierwerk er niet bij, stuur het dan als voorbeeld.

  • FacturenInkoop- en verkoopfacturen met kopvelden en regels, gekoppeld aan orders en ontvangsten.
  • CMR'sVrachtbrieven met partijen, goederen, gewichten en opmerkingen, getoetst aan de order.
  • OrdersTransport- en verkooporders uit e-mail en bijlagen, ook mails met meerdere orders.
  • DouanedocumentenHandelsfacturen, paklijsten en certificaten, onderling vergeleken voor een aangifte.
  • PakbonnenPakbonnen en getekende afleverbewijzen, gekoppeld aan de order en de factuur waar ze bij horen.
DocumentverwerkingIllustratie

Uitgelezen velden

  • LeverancierDemoleverancier
  • DocumentnummerINV-10428
  • Datum9 nov 2026
  • Btw€ 184,14
  • Totaal€ 1.061,00
  • ReferentiePO-4471Controle

Wat we automatiseren

Wat we automatiseren, in de praktijk

Vier soorten papierwerk die de software leest: documenten, facturen, douanedossiers en orders. Elk resultaat wordt vergeleken met je eigen gegevens en een mens keurt de uitzonderingen goed.

NexOps-werkruimteCMR en vrachtdocumentenvandaag · 10:42Demodata
cmr-55101.jpgFoto van de chauffeur · 10:38
CMRCMR-vrachtbrief
1 AfzenderDemo Verlader, Tilburg (NL)
2 OntvangerDemo Retail, Duisburg (DE)
6 tot 12 Goederen18 pallets, stukgoed, 9.300 kg
4 Plaats en datumTilburg, 12-6
22 Afzender
23 Vervoerder
24 OntvangerHandtekening ontbreekt

Rit

T-8809

AfgeleverdNog niet te factureren
Route
Tilburg → Duisburg
Order
ORD-2030
Truck
Truck 9
Document
CMR-55101Niet ontvangenOntvangenOnvolledig

Taak

Vraag de chauffeur om een getekend exemplaar

Toegewezen aan PlannerVandaag

3 ritten kunnen nog niet worden gefactureerd. De planner ziet welke handtekening of regel ontbreekt.

03 / Werkwijze

Van document naar je systeem

Een pipeline voor elk documenttype, met een mens op de punten die oordeelsvermogen vragen.

  1. Ontvangen

    Documenten komen binnen via een mailbox, een map, een portaal of een API en worden op type gesorteerd.

  2. Lezen en uitlezen

    AI leest het document en haalt de velden eruit die je nodig hebt, elk met een zekerheidsniveau.

  3. Controleren

    Regels vergelijken de velden met je stamgegevens en met de andere documenten van dezelfde order of zending.

  4. Menselijke controle

    Twijfelachtige velden en mislukte controles gaan naar een reviewscherm. Een mens corrigeert en het auditspoor legt dat vast.

  5. Exporteren

    Gevalideerde gegevens gaan naar je ERP, TMS of boekhoudsysteem via de interface, per API, webhook of bestand.

04 / Waar het draait

In je eigen omgeving

Documenten bevatten persoons- en bedrijfsgegevens, dus waar de verwerking draait is onderdeel van het ontwerp.

  1. Je documentenMailbox, map, API

  2. Je eigen omgeving

    1. Je Azure-tenantPrivénetwerk
    2. Zelf gehostOpen-weightmodellen
  3. Je ERP of TMSGevalideerde data
  • In je eigen Azure-tenant, met privénetwerk en toegang via je identiteitsgroepen
  • Of zelf gehost op infrastructuur die jij beheert, met open-weightmodellen als de data niet naar een externe dienst mag
  • We sturen je documenten niet naar externe AI-diensten zonder je schriftelijke akkoord
  • Documenten en uitgelezen gegevens blijven onder jouw bewaarregels, met een auditspoor van elke correctie

Soevereine en zelf gehoste AI Bekijk de document-AI-demo

05 / Voorbeeldtest

Stuur ons 3 voorbeelddocumenten

De snelste manier om te zien wat AI met je papierwerk kan, is het uit te proberen op drie echte documenten.

Wat je terugkrijgt

  • Een kort gesprek waarin we laten zien wat onze AI uit je documenten haalt
  • Welke velden hij met zekerheid leest en waar hij twijfelt
  • Welke controles fouten zouden vangen en waar een mens moet kijken
  • Wat een pilot op dit documenttype zou inhouden

Hoe we met je documenten omgaan

We gebruiken je gegevens alleen om te reageren en deze test uit te voeren. We gebruiken je documenten niet om modellen te trainen en delen ze niet met derden. Na het gesprek verwijderen we ze, tenzij je akkoord gaat dat we ze bewaren voor een pilot. Verwijder persoonsgegevens die niet nodig zijn om de lay-out te beoordelen. Om je gegevens te laten verwijderen, mail je naar info@nexops.nl.

Vraag de voorbeeldtest aan

Alle velden zijn verplicht, tenzij ze als optioneel zijn aangegeven.

Liever mailen? Mail naar info@nexops.nl

Schatting

Schat de tijd die je kunt vrijmaken

Vul je eigen cijfers in. De rekenhulp vermenigvuldigt ze en toont de uitkomst. Er zitten geen standaardcijfers van onszelf in.

Gebruik je eigen aantal, bijvoorbeeld van vorige maand.

Tel de tijd die mensen besteden aan het lezen, invoeren en controleren van een document.

Salaris plus overhead, voor de mensen die dit werk doen.

Jouw schatting

Vul de drie getallen in en stel het aandeel in om je schatting te zien.

06 / Bewijs

Gerelateerd werk

Uitkomsten komen uit de case. Jouw resultaat hangt af van je documenten, je systemen en je startpunt.

Alle projecten

FAQ

Vragen over deze dienst

Welke documenten kunnen jullie lezen?

Facturen, CMR's, orders, douanedocumenten en pakbonnen zijn gebruikelijk. Andere gestructureerde bedrijfsdocumenten werken meestal ook. Stuur een voorbeeld en we zeggen wat realistisch is.

Hebben jullie sjablonen per leverancier nodig?

Nee. De AI leest lay-outs die hij nog niet kent. Een mens beoordeelt twijfelachtige velden, en elke correctie wordt vastgelegd zodat de controles en regels kunnen verbeteren.

Hoe nauwkeurig is het?

We noemen geen algemeen percentage, omdat nauwkeurigheid afhangt van je documenten. De voorbeeldtest en een pilot meten het op je eigen papierwerk, veld voor veld.

Waar gaan de documenten naartoe?

De verwerking draait in je eigen Azure-tenant of op infrastructuur die jij beheert. We sturen documenten niet naar externe AI-diensten zonder je schriftelijke akkoord.

Kan het exporteren naar ons ERP of TMS?

Ja, via de interfaces van systemen zoals Exact, AFAS, SAP of Microsoft Dynamics, of per API, webhook of bestand. In de verkenning bevestigen we wat jouw versie toestaat.

Wat gebeurt er met de drie voorbeelddocumenten?

Ze worden alleen voor de test gebruikt, nooit om een model te trainen, en na het gesprek verwijderd tenzij je anders afspreekt. Je kunt ook eerst om een verwerkersovereenkomst vragen.

Volgende stap

Klaar om het op je eigen documenten te zien?

Stuur ons drie voorbeelden, of vertel over de documentstroom die je wilt automatiseren. We zeggen wat realistisch is en wat een pilot inhoudt.

Plan een gesprekStuur een berichtof mail info@nexops.nl direct

Open voor projecten in Q4 2026